10 điều nằm lòng khi tham dự hội thảo

1. Đi tham quan: Nếu nơi bạn đến là một thành phố hoàn toàn mới lạ, hãy nhớ dành chút thời gian khám phá trong vài ngày trước hoặc sau khi buổi hội thảo diễn ra. Hãy tìm hiểu trước về những danh lam thắng cảnh mà bạn muốn tới nhé. Việc này không chỉ giúp các phiên dịch viên nhà mình thư giãn và ghi lại dấu ấn trong mỗi chuyến công tác mà còn giúp tích lũy thêm kiến thức nền thú vị gồm những địa chỉ bỏ túi hay tập tục thú vị ở địa phương

2. Kiểm tra lại danh thiếp của bản thân: Hãy kiểm tra danh thiếp của mình thật kỹ trước khi tham dự hội thảo. Rất có thể, danh thiếp của bạn lại cần bổ sung hoặc cập nhật thông tin gì đó mới thì sao? (như thay đổi số điện thoại chẳng hạn). Các phiên dịch viên nên mang theo ít nhất là 100 tờ danh thiếp, thậm chí còn nhiều hơn nữa nếu bạn là diễn giả hoặc có kế hoạch tham dự một vài sự kiện xây dựng mối quan hệ. Quan trọng nhất là đừng quên mang theo chúng trước khi ra khỏi nhà nhé!

3. Chuẩn bị các tài liệu để quảng cáo Công ty hoặc bản thân: Những tài liệu này có thể gồm tờ rơi, tờ bướm về công việc dịch thuật của bạn. Các phiên dịch tự do thường không mang những tài liệu này tới các hội thảo dịch thuật lớn, vì thông thường ở đó không có nhiều khách hàng trực tiếp, mà phần lớn là các Công ty cung cấp dịch vụ biên phiên dịch. Những Công ty dịch thuật này sẽ rất ấn tượng nếu bạn chuẩn bị cho mình một bản CV được chăm chút kỹ lưỡng.

4. CV: Hãy kiểm tra và cập nhật thêm thông tin cần thiết cho CV của bạn. Hãy chú ý tới độ dài của CV sao cho không quá 1 đến 2 trang, và thử in ra giấy. Sau đó hãy chọn một loại giấy chất lượng thật tốt, thường là giấu trắng tinh hoặc trắng ngà và sao chụp thành 50 đến 100 bản. Nhiều khả năng khách hàng tiềm năng hoặc các Công ty dịch thuật sẽ tiếp cận bạn và hỏi xin CV của bạn đấy.

5. Liên lạc với những người bạn muốn tạo dựng quan hệ: Sắp xếp thời gian và thứ tự ưu tiên liên lạc với những người mới quen mà bạn muốn tiếp cận hoặc gặp gỡ người quản lý và điều phối hoạt động dịch mà bạn mong muốn được hợp tác. Danh sách những người tham dự hội thảo được gửi đến vào ngày diễn ra hội thảo hoặc một ngày trước đó có thể sẽ giúp ích cho bạn.

6. Sắp xếp thời gian biểu hợp lý: Các buổi hội thảo thường diễn ra theo từng phiên với các chủ đề khác nhau. Hãy chú ý kỹ tờ chương trình của Ban tổ chức để lựa chọn những phiên làm việc mình muốn tham dự và lên kế hoạch theo từng giờ để tránh nhầm lẫn (trong trường hợp bạn là người tham dự hoặc đang đi “quan sát” dịch). Ngoài ra, bạn cũng cần phải chuẩn bị những phương án dự phòng nếu phiên làm việc mình muốn tham dự bị hủy. Đối với phiên dịch viên, để tránh nhầm lẫn khi chạy sô, việc lập thời gian biểu và kiểm tra với lịch của Ban tổ chức là vô cùng quan trọng.

7. Chuẩn bị quần áo và các phụ kiện: Nên nhớ kiểm tra tình hình thời tiết tại địa điểm tổ chức hội thảo. Phần lớn thời gian bạn sẽ ở trong hội trường, thêm vào đó cabin dành cho phiên dịch thường khá nhỏ, do đó đừng nên mặc quá nhiều quần áo. Ngoài ra, các phiên dịch cần nhớ dresscode thông thường của các buổi hội thảo là business casual, những trang phục chúng ta thường mặc ở Công sở, không quá trang trọng, tạo dáng; nhưng cũng không quá xuồng sã và cẩu thả. Quần âu (hoặc chân váy bút chì với phái nữ) và áo sơ mi luôn là một lựa chọn nhanh chóng và khôn ngoan cho các buổi hội thảo.

8. Thông báo về chuyến đi: Chúng ta khó có thể làm việc khi tham dự một cuộc hội thảo kéo dài trong vài ngày. Vì vậy bạn nên báo trước cho khách hàng về sự vắng mặt của mình. Và bạn cũng nên phúc đáp những thư được gửi tới hòm thư của mình, nói ngắn gọn và nhã nhặn về chuyến đi của mình. Điện thoại thông minh khiến việc kiểm tra hòm thư điện tử trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết, nhưng đừng chúi mũi vào cái điện thoại mà quên mất công việc của mình và những cơ hội gặp gỡ khách hàng mới các bạn nhé.

9. Gặp gỡ bạn bè và khách hàng: Tìm gặp những đồng nghiệp hay những người đại diện của các công ty dịch vụ dịch thuật bạn đã tiếp xúc trong các hội thảo trước đây. Trên các trang mạng xã hội, vài người sẽ nhắc đến việc họ sẽ tham dự các hội thảo, và trong những thư định kỳ gửi cho khách hàng, những công ty dịch thuật cũng đề cập đến việc này. Nhưng cách đơn giản nhất là viết thư điện tử hỏi họ. Nếu thư trả lời là một lời khẳng định, thì bạn nên chú ý sắp xếp các cuộc hẹn sao cho lịch trình không bị chồng chéo.

10. Chuẩn bị và tập luyện phát biểu nhanh: Một bản tóm tắt ngắn gọn về bản thân dài tối đa 60 giây là thứ không thể thiếu trong các sự kiện xây dựng các mối quan hệ. Thực hiện tốt bài phát biểu sẽ làm tăng cơ hội có được những công việc mới với nhiều lợi ích hơn dành cho bạn.

Còn các phiên dịch khác thì sao? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của mình về những việc cần chuẩn bị trước khi tham gia hội thảo nhé!

Nguồn: linguagreca.com

Share this post

Hãy chat với chúng tôi